بایدها و نبایدها در طراحی اتاق کنفرانس
امروز بچه های تحریریه شرکت مبلمان اداری آدینا تصمیم دارند تا با شما خوانندگان عزیز در مورد موضوع طراحی اتاق کنفرانس مواردی را به اشتراک بگذارند.
یکی از فضاهای مهم و با اهمیت در داخل هر شرکت، اتاق کنفرانس آن به حساب می آید.
به دلیل برگزاری جلسات و سمینارهای مهم شرکت و هماهنگی با شرکت های دیگر برای همکاری و یا فروش محصولات، داشتن یک طراحی اصولی و مناسب به همراه امکانات مورد نیاز برای تک تک افراد شرکت کننده در این فضا، از اهمیت زیادی برخوردار است.
بیشتر بخوانید " توصیه هایی برای داشتن اتاق کنفرانس بهتر "
در دفاتر تجاری کوچک، اتاق های کنفرانس معمولا چندین کاربرد دارند.
از برگزاری جلسات کوچک گرفته تا جشن ها و مناسبت ها و نیز جلسات ویدئو کنفرانس که تمام اعضای شرکت را که در مکان های دیگر هستند با یکدیگر مرتبط می کند.
شما ممکن است افرادی در خارج از شرکت را برای شرکت در کنفرانس دعوت کنید.
در هر صورت طراحی و دکور اتاق کنفرانس از اهمیت ویژه ای برخوردار است و نگرش افراد نسبت به شرکت تان را تغییر می دهد.
اگر اتاق کنفرانس تان، اتاقی کوچک است اما می خواهید تصویر مناسبی از شرکت شما ارائه دهد باید از طراحی های خاص و رنگ های خیره کننده ای بهره ببرید البته این رنگ ها و طراحی ها نباید به گونه ای باشد که توجه شرکت کنندگان در جلسه را آنقدر به خود جلب کند که از هدف اصلی کنفرانس باز بمانند.
بیشتر بخوانید " آیا میز کنفرانس شیشهای مناسب سازمانها و ادارات است؟ "
طراحی میز و صندلی ها معمولا در اینگونه مکان ها به شیوه سنتی است.
در این مطلب قصد داریم درباره معیارهای داشتن یک اتاق کنفرانس استاندارد صحبت کنیم.
همه ما می دانیم که اتاق کنفرانس، اتاقی با ظاهر کاملا رسمی است که در آن جلسات و نشست های کاری برگزار می شود، بنابراین فضای چنین اتاقی که قرار است در آن صحبت های رسمی و مهم کاری انجام شود، باید به گونه ای طراحی شود که تمرکز افراد را به مسائل حاشیه ای منحرف نکند.
برای طراحی این فضا چندین نکته مهم و اصولی باید رعایت شود که در این بخش به مهم ترین آن ها اشاره خواهیم کرد.
ویژگی های یک اتاق کنفرانس استاندارد
طراحی یک اتاق کنفرانس استاندارد باید به گونه ای باشد که برای برگزاری جلسات طولانی مدت خسته کننده نباشد و فضای باز کافی داشته باشد تا حاضرین احساس مطلوب و راحتی در طول حضور در نشست کاری داشته باشند.
یک اتاق کنفرانس استاندارد باید دارای دیوارهایی با عایق مناسب صدا به خصوص در شرکت های شلوغ و پر رفت و آمد باشد تا در حین جلسه تمرکز افراد به هم نخورد.
بیشتر بخوانید " تاملی در باب میز و صندلی کنفرانس|چرا صندلی اداری کنفرانس مهم است؟ "
ابعاد یک اتاق کنفرانس
ابعاد اتاق از اصلی ترین عامل تعیین کننده و تاثیر گذار محسوب می شود.
طراحی اتاق کنفرانس بسته به میزان فضای موجود می تواند متفاوت باشد و طرح متناسب برای آن باید به صورتی باشد که بتواند تمام قواعد و اصول رفت و آمد و نشستن افراد به صورت استاندارد و رعایت شده باشد تا بدین صورت مزاحمتی برای دیگر افراد شرکت کننده در این بخش ایجاد نشود.
از انواع مبل اداری آدینا دیدن کنید.
هر چه اتاق کنفرانس بزرگ تر باشد، دست طراحان داخلی برای استفاده از مبلمان اداری بزرگتر و قرار دادن امکانات بیشتر در این فضاها بازتر خواهد شد.
بهره وری در اتاق کنفرانس
قبل از طراحی و ساخت یک اتاق کنفرانس، باید در نظر گرفت که چه فناوری و تکنولوژی را برای استفاده در نظر گرفته اید.
بدون شک در یک اتاق کنفرانس کوچک، سیستم صوتی و تصویری بزرگ و یا مانیتور و میکروفون ممکن است نیاز نباشد ولی با افزایش تعداد شرکت کننده ها برای ایجاد نظم بیشتر و به رخ کشیدن وجه شرکت، وجود همچین امکاناتی برای نمایش دادن تصاویر و یا گفتگوی مناسب و قابل شنیدن برای سایر حضار بسیار با اهمیت است.
بیشتر بخوانید " 6 عامل مهم در طراحی اتاق کنفرانس و میز اداری کنفرانس "
محل قرارگیری هر کدام از این تجهیزات و فاصله آن ها از یکدیگر برای رعایت کردن استاندارها و همچنین استفاده از تجهیزات با کیفیت و حرفه ای برای بالا بردن سطح دوام همچنین فضاهایی، برای هر شرکتی بسیار با اهمیت است.
طراحی اتاق کنفرانس بهتر است به گونه ای باشد که افراد دسترسی های لازم را در اختیار داشته باشند.
به عنوان مثال برای استفاده از لپ تاپ، پرینتر و فکس نیازی به خروج از سالن نداشته باشند.
سیستم کنفرانس صوتی، میکروفون کنفرانس و در واقع تمام تجهیزات سالن کنفرانس می تواند به گونه ای طراحی شود که قابلیت جابجایی را نیز دارا باشد. می توان در این زمینه از سیستم های کنفرانس بی سیم بهره برد.
همچنین می توان از اسمارت بردها یا تخته های الکترونیکی برای انتقال مفاهیم و اطلاعات بهره مند شد.
سبک اتاق کنفرانس
برای طراحی اتاق کنفرانس سبک های متفاوتی وجود دارد.
رایج ترین میز کنفرانس مستطیل شکل است با صندلی هایی که در چهار طرف آن قرار می گیرد ولی با توجه به ابعاد فضا و تعداد شرکت کننده در این فضا، می توان از فرم یو شکل و یا طرح های دوار برای میز کنفرانس استفاده نمود.
بیشتر بخوانید " طراحی مناسب اتاق کنفرانس "
شما همچنین می توانید از فرم میزهای کلاس درس که معمولا در هتل ها هم استفاده می شود بهره ببرید، میزهایی به شکل مستطیل های کوچک که زاویه دید شرکت کنندگان در جلسه به سمت سخنران است. ۲ یا ۳ نفر دور هر میز می نشینند و این نکته باعث می شود شرکت کنندگان به راحتی اتاق را ترک کرده و دوباره به اتاق برگردند.
جنس میز مخصوص کنفرانس یکی دیگر از مهم ترین نکاتی است که باید مورد توجه قرار گیرد میز های کنفرانس را بهتر است از بین مدل ها با کیفیت و جنس عالی انتخاب کنید.
مدل میز چوبی و ام دی اف کنفرانس از مناسب ترین مدل میز ها برای اتاق های کنفرانس و گفتگو هستند و علاوه بر این مدل میز های ام دی اف و چوبی می توانند باعث زیباتر به نظر رسیدن دکوراسیون اتاق مدیریت و اتاق کنفرانس شوند.
طراحی سیستم کنفرانس در اینگونه شرایط بسیار جالب و مورد توجه خواهد بود.
تهیه یک بوفه و یخچال کوچک در اتاق کنفرانس این امکان را فراهم می کند که افراد به نوشیدنی و اسنک طی برگزاری جلسه دسترسی داشته باشند. در کنار میکروفون کنفرانس می توان مکان کوچکی برای قرار دادن ظروف و لیوان تعبیه کرد.
بیشتر بخوانید " ابعاد استاندارد میز کنفرانس چقدر است ؟ "
نورپردازی
اتاق کنفرانس باید روشن باشد تا حاضرین بتوانند همدیگر را به راحتی مشاهده کنند ولی این را نیز باید در نظر گرفت که در صورت لزوم باید از شدت روشنایی های طبیعی و مصنوعی ایجاد شده کاسته شود تا بدین صورت امکان استفاده از مانیتورها و یا صفحات نمایشگر، برای حضار فراهم شود.
به همین دلیل طراحان داخلی ترجیح می دهند تا با استفاده از نورپردازی های متفاوت کنترل شدت روشنایی این فضاها را در دست بگیرند.
وجود پنجره و استفاده از نور خورشید، یک امتیاز برای هر فضای داخلی محسوب می شود ولی برای سالن کنفرانس، استفاده از سیستم های هوشمند برای افزودن و یا کاستن روشنایی طبیعی آن شدیدا توصیه می شود.
سیستم آکوستیک
یکی از عمده ترین تفاوت های اتاق کنفرانس با دیگر فضای داخلی هر شرکتی، وجود سر و صدا و ازدحام افراد است.
برای داشتن چنین فضایی، استفاده از کفپوش و متریال مناسب برای دیوارها در جهت جذب صدا و کاهش آلودگی صوتی بسیار حائز اهمیت است.
بیشتر بخوانید " خرید میز کنفرانس "
استفاده از عایق های صوتی برای کاستن از آلودگی یکی از مواردی است که باید برای این اتاق ها در نظر گرفت و وجود آن ها می تواند در ابعاد فضا و ضخامت دیوارها تاثیر بسیار بگذارد.
استفاده از رنگ مناسب در اتاق کنفرانس
توجه به رنگ بندی فضا و مبلمان اتاق کنفرانس حرفه ای بسیار مهم است.
رنگ می تواند تجربه استفاده از یک اتاق کنفرانس را تغییر دهد. استفاده از رنگ های رسمی شرکت روشی کلاسیک برای مطابقت با اتاق جلسات و تکرار تجربه برند شرکت است.
به طور کلی رنگ دیوارها، سقف و کف اتاق کنفرانس باید از یک انسجام کاملی برخوردار باشد.
اگر محیطی دارید که از نظر روشنایی، نور کافی ندارد؛ استفاده از پارتیشن های شیشه ای و رنگ های بسیار روشن برای دیوارها، کف پوش اتاق و مبلمان مثل طیف کرم و قهوه ای بسیار روشن، می تواند مشکل کمبود نور را تا حدود زیادی برطرف کند.
اما اگر از نظر نور و روشنایی مشکلی وجود ندارد می توان از طیف رنگ های تیره نیز استفاده نمود؛ اما همچنان باید این نکته را در نظر بگیرید که رنگ هایی که استفاده می کنید، همگی دارای طیف منسجمی باشند.
از انتخاب های رنگی غیر متعارف می توان برای بیان هویت شرکت و تأثیرگذاری بر جلسات نیز استفاده کرد. رنگ های قوی مانند قرمز و نارنجی می تواند هیجان و حتی پرخاشگری را برانگیزد و ممکن است برای تشویق تیم هایی که به سمت اهداف رقابتی تلاش می کنند مناسب باشد.
بیشتر بخوانید " چیدمان دکوراسیون اتاق کنفرانس "
رنگهای دیگر مانند سبز و آبی می تواند آرام بخش و پر طراوت باشد و به کاهش برخی از تنش ها در جلسات کمک کند.
مشابه رنگ ، مواد مورد استفاده در طراحی سالن کنفرانس نیز می تواند به چگونگی درک یک فضا کمک نماید. شیشه و کروم اغلب می توانند به ظاهری مدرن و تمیز اشاره کنند. از طرف دیگر چوب بسیار تنوع داشته و در بسیاری از فضاها قابل استفاده است.
از نظر تزئینات، یک اتاق کنفرانس استاندارد نباید بیش از حد با وسایل مختلف شلوغ شود چرا که علاوه بر برهم زدن تمرکز در نشست های طولانی مدت، فضا برای حاضرین خسته کننده می شود.
برای طراحی سالن های کنفرانس لازم نیست فضاهای سالن مادی و فاقد شخصیت باشند. اضافه کردن عناصر سرگرم کننده می تواند یک جلسه خسته کننده خشک را به یک جلسه جذاب و هیجان انگیز تبدیل کند.
آنچه در اینجا مهم است این است که فرهنگ محل کار خود را به خاطر بسپارید، آن را بپذیرید و از اینکه ایده های عجیب و غریب را امتحان کنید، نترسید.
بیشتر بخوانید " 5 نکته برای خرید صندلی کنفرانس "
